Zapis faktury

Wystawienie faktury to jedno, ale jej zapisanie to coś, czego absolutnie nie można pominąć. Tylko zapisany dokument staje się pełnoprawną częścią dokumentacji Twojej firmy. W programie do wystawiania faktur, faktura-online.pl zrobisz to błyskawicznie, wystarczy kliknąć jeden przycisk, a faktura zostanie automatycznie zachowana w bazie oprogramowania. Jak to zrobić?

Jak zapisać fakturę w programie?

Po wypełnieniu danych nabywcy, pozycji faktury, kwot i terminu płatności, czas na zapisanie dokumentu. W programie do fakturowania zrobisz to intuicyjnie i bez żadnych trudnych kroków.

Gdzie znajduje się przycisk „Zachowaj”?

Na górnej belce formularza faktury znajdziesz przycisk „Zachowaj”. Kliknij go, kiedy skończysz wprowadzać wszystkie dane i chcesz zapisać dokument w systemie.

Co się dzieje po kliknięciu „Zachowaj”?

Faktura zostaje:

• zapisana w bazie programu,
• dostępna do dalszych działań, takich jak wysyłka e-mail, wydruk, korekta czy pobranie PDF,
  
• archiwizowana i widoczna na liście Twoich dokumentów sprzedaży.

To ważne: dopiero zapisany dokument możesz traktować jako gotową fakturę, nie jest to już wersja robocza, lecz pełnoprawny dokument księgowy.

Gdzie szukać zapisanych faktur?

Wszystkie zapisane faktury znajdziesz w zakładce „Zapisane dokumenty”. Możesz tam łatwo przefiltrować dokumenty:

• po dacie wystawienia,
• po nazwie kontrahenta,
• po numerze dokumentu,
• po rodzaju dokumentu (faktura, korekta, proforma itd.).

Dzięki temu nie musisz przeszukiwać całej historii. Szybko odnajdziesz potrzebny dokument, pobierzesz go, prześlesz ponownie lub wystawisz korektę.

Jakie dokumenty możesz zapisać w programie?

Program do fakturowania umożliwia zapisywanie nie tylko standardowe faktury VAT. Funkcja „Zachowaj” działa również dla innych typów dokumentów:

• Faktura proforma
• Faktura marża
• Faktura korygująca
• Rachunek
• Duplikat faktury

Każdy z tych dokumentów możesz przygotować w formularzu i zapisać jednym kliknięciem, aby znalazł się w Twoim archiwum. Co ważne, zapisany dokument możesz też edytować, o ile jeszcze nie został rozliczony ani przesłany do KSeF i poprawić ewentualne pomyłki.

Jak długo przechowywać faktury?

Wystawianie i zapisywanie faktur to nie wszystko, bardzo ważne jest również ich prawidłowe przechowywanie przez wymagany prawem okres czasu. W Polsce obowiązują konkretne przepisy, które mówią, jak długo przedsiębiorca musi przechowywać dokumentację sprzedażową, w tym faktury VAT.

Zgodnie z art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT), podatnicy mają obowiązek przechowywania faktur przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z daną fakturą. Oznacza to, że jeżeli wystawisz fakturę np. w marcu 2024 roku, musisz ją przechowywać do końca 2029 roku.

Dokładny zapis z ustawy brzmi:

Art. 112 ust. 1 ustawy o VAT: Podatnicy przechowują wystawione i otrzymane faktury oraz inne dokumenty związane z rozliczeniami podatku przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

W programie faktura-online.pl nie musisz się martwić o fizyczne archiwum, wszystkie zapisane dokumenty są przechowywane elektronicznie w Twoim koncie, bezpiecznie i zgodnie z przepisami. W każdej chwili masz do nich dostęp, możesz je pobrać, wydrukować lub przesłać dalej.

Jeden klik i faktura zapisana

Zapis faktury to jeden z najprostszych, ale jednocześnie najważniejszych kroków w całym procesie wystawiania dokumentów sprzedażowych. Dzięki funkcji „Zachowaj” w programie faktura-online.pl wystarczy jedno kliknięcie, by faktura trafiła do Twojej bazy i była gotowa do dalszych działań.

Wypróbuj najprostszy program do wystawiania faktur za darmo i przekonaj się, jak łatwe może być prowadzenie dokumentacji sprzedażowej - bez stresu, bez papierów i bez zbędnych kliknięć.