Faktury cykliczne:

Masz klientów, którzy regularnie płacą za te same usługi lub produkty, co miesiąc, co kwartał, a może co tydzień? Nie musisz wystawiać tych samych faktur ręcznie za każdym razem. W programie faktura-online.pl znajdziesz funkcję faktur cyklicznych, która pozwala Ci zautomatyzować ten proces.

To proste narzędzie, które pozwala raz skonfigurować wystawianie faktury, a potem program do faktur zrobi resztę za Ciebie, zgodnie z ustalonym harmonogramem. To nie tylko wygoda, ale też bezpieczeństwo: nie zapomnisz o żadnej fakturze, klient dostanie dokument na czas, a Ty oszczędzisz mnóstwo czasu.

Ustaw nową fakturę jako cykliczną

Najprostszy sposób, aby ustawić fakturę jako cykliczną, to zaznaczyć odpowiedni checkbox już na etapie jej wystawiania.

Wystawianie nowej faktury cyklicznej. Krok po kroku:

1. Rozpocznij tworzenie nowej faktury w programie do fakturowania
2. Wypełnij dane sprzedawcy, nabywcy oraz wszystkie pozostałe informacje dotyczące dokumentu
3. od częścią z danymi sprzedawcy znajdziesz checkbox: „Ustaw jako faktura cykliczna”
   
4. Zaznacz to pole, wtedy pojawią się dodatkowe opcje dotyczące harmonogramu cykliczności
5. Uzupełnij:
   • - Częstotliwość (np. co miesiąc, co tydzień)
   • - Datę początkową
   • - Liczbę powtórzeń lub datę końcową
6. Kliknij „Zapisz” i gotowe!

Program od teraz będzie automatycznie tworzyć faktury zgodnie z ustalonym harmonogramem. Ty nie musisz o niczym pamiętać, wszystko dzieje się w tle.

Faktura już wystawiona? Ustaw ją jako cykliczną

Jeśli już wystawiłeś fakturę i dopiero później zdecydowałeś, że chcesz, aby była wystawiana cyklicznie, nic straconego. Możesz to zrobić z poziomu listy dokumentów.

Instrukcja krok po kroku:

1. Przejdź do zakładki „Lista zapisanych dokumentów” i wybieramy „Faktury”
2. Użyj filtrów, aby znaleźć konkretną fakturę (np. według kontrahenta lub daty)
3. Kliknij numer faktury, aby wejść do jej podglądu
4. W tym samym miejscu, pod danymi sprzedawcy, znajdziesz checkbox „Ustaw jako faktura cykliczna” - zaznacz go
5. Określ częstotliwość oraz daty
6. Zapisz zmiany

Od tej chwili ta konkretna faktura będzie stanowiła wzorzec do automatycznego generowania kolejnych faktur według ustalonego harmonogramu.

Zarządzanie fakturami cyklicznymi

Wszystkie faktury, które oznaczyłeś jako cykliczne, trafiają do specjalnej zakładki w programie. Klikamy w „Lista zapisanych dokumentów”, a następnie „Wzorce cykliczne”. To właśnie tam możesz sprawdzić, które faktury są aktywne, kiedy zostaną ponownie wygenerowane i dokonać ewentualnych zmian.

Co możesz zrobić w zakładce „wzorce cykliczne”?

• Podejrzeć szczegóły każdego wzorca, częstotliwość, daty, kontrahenta
• Edytować dane faktury cyklicznej, zmienić harmonogram lub treść
• Usunąć wzorzec, jeśli współpraca z klientem dobiegła końca
• Zatrzymać automatyczne wystawianie, np. w przypadku zawieszenia usługi

Dzięki temu masz pełną kontrolę nad wszystkimi powtarzalnymi fakturami. Nie musisz obawiać się, że program wystawi coś bez Twojej wiedzy, wszystko możesz monitorować w jednym miejscu.

Gdzie znajdziesz wszystkie wystawione faktury cykliczne?

Wszystkie faktury, które zostały automatycznie wystawione w trybie cyklicznym, możesz w każdej chwili łatwo znaleźć w programie. Wystarczy, że wejdziesz do zakładki „Zapisane dokumenty”, a następnie klikniesz w zakładkę „Cykliczne” znajdującą się w górnym menu.

To właśnie tutaj znajduje się pełna lista wszystkich dokumentów wygenerowanych na podstawie Twoich wzorców cyklicznych, czy to faktury VAT, proformy, czy rachunki.

Dodatkowo, aby szybko odnaleźć konkretny dokument, możesz skorzystać z filtrów dostępnych nad listą, takich jak:

• nazwa kontrahenta,
• data wystawienia,
• numer faktury,
• kwota,
• typ dokumentu.

Dzięki temu zyskujesz pełną kontrolę nad fakturami wystawianymi cyklicznie, wszystko masz w jednym miejscu, przejrzyście uporządkowane i zawsze dostępne. Idealne rozwiązanie dla każdego przedsiębiorcy, który ceni sobie automatyzację, porządek i wygodę w codziennej pracy.

Najczęściej zadawane pytania o faktury cykliczne

Funkcja faktur cyklicznych w faktura-online.pl została stworzona po to, aby maksymalnie uprościć codzienną pracę przedsiębiorców. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania, które najczęściej zadają użytkownicy, krótko, jasno i na temat.

Czy otrzymam powiadomienie o wystawieniu faktury cyklicznej?

Tak. Za każdym razem, gdy program automatycznie wystawi fakturę cykliczną, otrzymasz jej kopię na swój adres e-mail. Dzięki temu masz pełną kontrolę i zawsze wiesz, co zostało wygenerowane i wysłane do klienta.

Czy faktury cykliczne są numerowane automatycznie?

Tak. Faktury wystawiane cyklicznie otrzymują kolejny numer zgodnie ze schematem numeracji ustawionym w Twoim koncie. Nie musisz niczego ustawiać ręcznie, wszystko dzieje się automatycznie i zgodnie z Twoimi preferencjami.

Czy faktura cykliczna wysyła się automatycznie do klienta?

Tak. Po wygenerowaniu faktury cyklicznej, program automatycznie wysyła ją e-mailem do klienta, na adres przypisany w bazie kontrahentów. Nie musisz robić nic więcej, Twoi klienci otrzymują faktury terminowo, bez Twojej ingerencji.

Czy można zatrzymać wystawianie faktur cyklicznych bez usuwania oryginalnej faktury?

Tak. Możesz w każdej chwili usunąć lub edytować wzorzec cykliczny w zakładce „Wzorce cykliczne”. Usunięcie wzorca nie kasuje oryginalnej faktury, to tylko zatrzymanie automatycznego wystawiania kolejnych dokumentów.

Jak widzisz, faktura-online.pl automatyzuje to, co powtarzalne, i pozwala Ci skupić się na tym, co naprawdę Zautomatyzuj swoją sprzedaż z faktura-online.pl. Wystaw fakturę raz, a kolejne wygenerują się same.